Managementsysteme – Was ist ein Managementsystem ?

Immer mehr Personen sehen sich mit Begriffen, wie z.B. Managementsysteme , ISO 9001, ISO 14001 oder anderen Normen konfrontiert, denn viele Firmen – egal ob regionale oder internationale, KMUs oder Großkonzerne – nutzen heutzutage Managementsysteme . Dabei werden Managementsysteme für alle möglichen Bereiche eingesetzt. So können Managementsysteme branchenspezifisch, wie z.B. in der Automobilindustrie, in der Medizinprodukteherstellung oder in Laboratorien, oder aber auch branchenübergreifend, z.B. im Bereich Umwelt oder Energie, eingesetzt werden.

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Was genau ist ein Managementsystem ? Wodurch zeichnet es sich aus und warum wird es so häufig einsetzt?

Managementsysteme können als ein systematisches, gezieltes und geplantes Herangehen an die Umsetzung der Unternehmenspolitik und von Unternehmenszielen bezeichnet werden. Dies geschieht, indem die Managementsysteme die betrieblichen Prozesse steuern, eine Prozessstrukturierung in die Wege leiten und die im Unternehmen bestehenden Abläufe und Prozesse optimieren .

Abhängig von der Art und dem Einsatz der Managementsysteme geben die branchen- und bereichsspezifischen Normen, wie z.B. die ISO 9001 im Bereich Qualitätsmanagement oder die ISO 14001 im Umweltmanagement, eine Anleitung, wie bei der Prozessstrukturierung und -steuerung vorzugehen ist. Auch geben Managementsysteme Vorgaben, wie man Prozesse optimieren kann. Diese Vorgaben werden durch die Erfassung und die Beschreibung einer Aufbau- und einer Ablauforganisation sowie deren kontinuierliche Verbesserung erfüllt.

Was versteht man unter einer Aufbauorganisation?

Bei der Aufbauorganisation werden Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten festgelegt. Es wird also sichergestellt, dass sich eine definierte Person um die relevanten Tätigkeiten kümmert und diese einleitet bzw. durchführt. Die Festlegung von Zuständigkeits- und Verantwortungsbereichen stellt für Unternehmen einen sehr wichtigen Aspekt dar. Sollten für bestimmte Tätigkeiten oder Prozesse keine zuständigen Personen benannt worden sein, so besteht die Gefahr, dass sich keiner für die Aufgaben verantwortlich fühlt und sie so unbeachtet bleiben.

Und was ist eine Ablauforganisation?

Die Erfassung und Beschreibung der Ablauforganisation bedeutet, dass für die Umsetzung der Unternehmenspolitik bzw. für das Erreichen der Unternehmensziele wichtige Abläufe und Prozesse gezielt geplant und Vorgaben für deren Ablauf definiert werden. Die Ablauforganisation unterliegt dabei dem PDCA-Zyklus

1. Plan– Planung der relevanten Tätigkeiten

2. Do – Durchführung der Tätigkeiten

3. Check – Überprüfung, ob die geplanten Ziele erreicht wurden

4. Act – Handeln, wenn die Ziele nicht erreicht wurden

Nachdem der PDCA-Zyklus einmal durchlaufen wurde, werden neue Ziele festgelegt und der PDCA-Zyklus beginnt von vorne. Durch die stetige Wiederholung des PDCA-Zyklus wird eine kontinuierliche Verbesserung der Leistungen der Managementsysteme erzielt.

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Managementnormen – Normanforderungen an Managementsysteme

Managementnormen stehen im direkten Zusammenhang mit einem Managementsystem , denn sie geben Forderungen vor, wie bei der Strukturierung und Steuerung der Ablaufe vorzugehen ist. Fast alle Managementnormen, abgesehen von der OHSAS, haben gemeinsam, dass sie mit den Buchstaben ISO beginnen. Dies steht für International Organization of Standardization, eine weltweit anerkannte Organisation, die Normen verabschiedet. Alle von der ISO definierten Normen sind in Deutschland mit dem Zusatz DIN (Deutsches Institut für Normung) anerkannt. Einige Beispiele für Managementnormen sind:

DIN EN ISO 9001 : Qualitätsmanagementsystem zur Ermittlung und Erfüllung von Kundenanforderungen
DIN EN ISO 14001: Umweltmanagementsystem zum Management von Umweltaspekten
DIN EN ISO 50001: Energiemanagementsystem zur Verbesserung der energiebezogenen Leistung der Energienutzung
OHSAS (künftig ISO 46001): Arbeitsschutzmanagementsystem zur Beseitigung/Minimierung von Risiken für Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter

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