Ablauf einer Zertifizierung – Ihre Schritte zur Zertifizierung und Re-Zertifizierung

Ihnen ist der Begriff Zertifizierung bekannt, jedoch ist Ihnen der genaue Ablauf einer Zertifizierung noch schleierhaft? Bringen Sie Licht ins Dunkle. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der einzelnen Zertifizierungsschritte, die während dem Ablauf einer Zertifizierung vom Voraudit über das Zertifizierungsaudit bis hin zum Überwachungsaudit vorgenommen werden. Außerdem wird Ihnen gezeigt, was während der einzelnen Maßnahmen geprüft wird. Egal, ob Sie ein Qualitäts-, Arbeitsschutz-, Energie- oder ein anderes Managementsystem zertifizieren lassen möchten, der Ablauf einer Zertifizierung  vom Voraudit über das Zertifizierungsaudit bis hin zum Überwachungsaudit verfolgt normalerweise eine feste Vorgehensweise, wobei einzelne bestimmte Schritte beim Ablauf einer Zertifizierung nicht zwingend durchgeführt werden müssen.

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Ablauf einer Zertifizierung – Schritt 1: Vorbereitungen

Was muss vor dem Audit getan werden?

Die Vorbereitungen für das Zertifizierungsaudit gliedern sich hauptsächlich in die folgenden zwei Punkte:

Auswahl der Zertifizierungsstelle
• Antrag und Vertragsabschluss

Bei der Auswahl einer Zertifizierungsgesellschaft sollte auf dessen Akkreditierung geachtet werden, um die Glaubhaftigkeit des Zertifikats gegenüber Kunden oder staatlichen Behörden sicherzustellen! Durch die Akkreditierung der Zertifizierungsstelle wird deren hochwertige Arbeitsqualität gewährleistet, da die Zertifizierungsstelle für eine Akkreditierung bestimmte Vorgaben zu erfüllen hat.

 

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Ablauf einer Zertifizierung – Schritt 2: Das Voraudit

Bestehen noch Unklarheiten, die vorab geklärt werden müssen?

Das Voraudit ist kein Bestandteil des eigentlichen Zertifizierungsaudits. Es dient lediglich als freiwillige Vorabprüfung, die einerseits die Dokumentation vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit prüft und weiterhin aus einem Voraudit vor Ort besteht. Dabei sollen eventuelle Unsicherheiten aufgedeckt und überwunden werden. Folgende Merkmale zeichnen ein Voraudit aus:

• Kein Teil der Zertifizierung
• MUSS nicht zwingend durch eine Zertifizierungsstelle durchgeführt werden – möglich ist auch die Durchführung mittels eines Beraters
• Keine Bedingung für Erhalt des Zertifikats; wurde die Einführung des Managementsystems durch einen Berater begleitet, können eventuelle Unklarheiten oder
Fragen auch direkt mit diesem Berater geklärt werden

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Ablauf einer Zertifizierung – Schritt 3: Das Zertifizierungsaudit

Nach der eventuellen Durchführung eines Voraudits erfolgt die Durchführung des eigentlichen Zertifizierungsaudits. Dieses besteht aus zwei Schritten, dem Audit Stufe 1 und dem Audit Stufe 2. Dabei sollte der Abstand zwischen dem Zertifizierungsaudit Stufe I und Stufe II nicht mehr als 3 Monate betragen.

Was genau geschieht im Zertifizierungsaudit Stufe 1?

Inhalt

• Begutachtung der Managementsystem-Dokumentation
• Beurteilung des Standortes und standortspezifischer Bedingungen

Zweck

• Ermittlung der Bereitschaft für das Audit Stufe 2
• Sammlung notwendiger Informationen für die Planung des Audits Stufe 2

Im Zertifizierungsaudit (Stufe I) kommt es zunächst zu einer umfassenden Dokumentenprüfung vor Ort durch den Auditor. Dabei ermittelt der Auditor den Erfüllungsgrad der entsprechenden Normanforderungen, die an das zu zertifizierende Managementsystem gestellt werden. Bei der Standortbeurteilung und der Bewertung standortspezifischen Bedingungen wird die Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit (Stufe II) zum Erhalt des Zertifikats ermittelt.

Nach der Dokumentation der Ergebnisse des Audits Stufe I stimmt der Zertifizierungsauditor zusammen mit dem Unternehmen den ggf. erkannten Handlungsbedarf ab. Werden bei der Dokumentenprüfung kleinere Mängel festgestellt, erhält das Unternehmen den Hinweis, diese bis zum Zertifizierungsaudit Stufe 2 abzustellen. Sollte der Zertifizierungsauditor erkennen, dass eine Zertifizierung aufgrund schwerwiegender Mängel nach derzeitigem Stand nicht erfolgt, kann das Audit an dieser Stelle abgebrochen werden. Demnach können vor dem Zertifizierungsaudit (Stufe II) noch eventuelle Korrekturen durchgeführt werden.

Und was soll das Zertifizierungsaudit Stufe 2 bezwecken?

Inhalt

• Beurteilung / Prüfung des Managementsystems vor Ort, z.B. durch Begehungen oder durch Mitarbeitergespräche
• Sammlung von Informationen und Nachweisen über die Konformität mit den Anforderungen der Norm
• Intesivere Dokumentenprüfung

Zweck

• Prüfung und Bewertung der Umsetzung inklusive der Wirksamkeit des Managementsystems

Im Rahmen des Zertifizierungsaudit (Stufe II) prüft der Zertifizierungsauditor vor Ort zunächst die Wirksamkeit des Managementsystems sowie dessen Konformität mit den Anforderungen der entsprechenden Managementnorm. Dies erfolgt zum Beispiel in Form von Gesprächen mit den Mitarbeitern oder Begehungen der Produktions- bzw. Dienstleistungsstätten. Auch die Dokumentation des Managementsystems wird in dem Zertifizierungsaudit Stufe II nochmals intensiv geprüft.

Machen Sie sich mit der Zertifizierung nach ISO 9001 sowie den genauen Zertifizierungablauf in der der Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 Produktion bzw. der Ausbildung Basiswissen Qualitätsmanagement ISO 9001 Dienstleistung vertraut! Sie lernen dabei auch die Norm ISO 9001 : 2015 sowie dessen Anforderungen an eine Zertifizierung von Grund auf kennen und erfahren, wie Sie die Anforderungen in Ihrem Qualitätsmanagementsystem umsetzen können.

Ablauf einer Zertifizierung – Schritt 4: Bewertung der Auditergebnisse

In der Auswertung der Auditergebnisse werden die Feststellungen aus dem Audit bewertet und ein Auditbericht erstellt. Typische Ergebnisse der Bewertung sind:

• Die Konformität mit den Normanforderungen
• Die Nicht-Konformität mit den Normanforderungen

In einem Abschlussgespräch mit dem Zertifizierungsauditor erhält das Unternehmen einen genauen Überblick über den Auditablauf, eine detaillierte Darstellung der Ergebnisse sowie Empfehlungen hinsichtlich ggf. festgestellter Nichtkonformitäten und möglicher Verbesserungspotenziale im Unternehmen. Bei Abweichungen müssen folgende anschließende Schritte vorgenommen werden:

Ursachenanalyse für die Abweichungen
• Festlegung von Korrekturmaßnahmen
Bewertung der vorgenommenen Korrekturen durch die Zertifizierungsstelle im Nachaudit innerhalb von maximal 90 Tagen

Kommt der Auditor zu dem Ergebnis, dass die Normanforderungen erfüllt sind, gibt er eine Empfehlung für die Zertifizierungserstellung ab.

Ablauf einer Zertifizierung – Schritt 5: Das Nachaudit

Was passiert, wenn Nicht-Konformitäten festgestellt werden?

Sind beim Zertifizierungsaudit Nicht-Konformitäten festgestellt und Maßnahmen zur Abstellung dieser definiert worden, findet ein Nachaudit statt. Dabei werden die Korrekturmaßnahmen bewertet und geprüft, ob die Nicht-Konformitäten beseitigt wurden. Der Umfang des Nachaudits ist ausschließlich auf die Bewertung der Korrekturmaßnahmen limitiert. Trotz des geringen Umfangs erhöht ein Nachaudit die Zertifizierungskosten. Sollte im Zertifizierungsaudit die Konformität des Managementsystems mit den Normanforderungen festgestellt worden sein, so ist ein Nachaudit nicht erforderlich.

Ablauf einer Zertifizierung – Schritt 6: Die Erteilung des Zertifikats 

Wie geht es nach dem Zertifizierungsaudit weiter?

Ist das Zertifizierungsaudit positiv verlaufen oder wurden eventuelle Nicht-Konformitäten mit den Anforderungen der Norm korrigiert, empfiehlt der Auditor eine Zertifizierung. Die Zertifizierung an sich erfolgt anschließend nicht durch den Auditor, sondern durch die Zertifizierungsstelle in Form einer „benannten Person„. Diese benannte Person prüft die Dokumentation des Zertifizierungsaudits – dabei insbesondere den Auditbericht – und gibt anschließend das Zertifizierungsverfahren frei, sodass das geprüfte Managementsystem zertifiziert wird. Die Gültigkeit des Zertifikats beträgt anschließend drei Jahre.

Ablauf einer Zertifizierung – Schritt 7: Überwachung des Zertifikats durch Ihr Überwachungsaudit

Ist die Wirksamkeit des Managementsystems auch nach dessen Einführung noch gegeben?

Selbst nach Ausstellung des Zertifikats wird die Wirksamkeit des Managementsystems noch weiter geprüft. Dabei erfolgt bis zur nächsten Zertifizierung bzw. bis zur Rezertifizierung in drei Jahren ein jährliches Überwachungsaudit . Mit der dreijährigen Gültigkeit eines Zertifikats finden also vor der Rezertifizierung zwei Überwachungsaudit statt.

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