Multi-Site Managementsystem Zertifizierung

Organisationen mit mehreren Standorten, die sich zertifizieren lassen wollen, steht gegenüber Unternehmen mit nur einem Standort eine zusätzliche Möglichkeit offen. Diese können den Aufwand der externen Audits begrenzen, indem sie entscheiden, dass nicht jedes Jahr jeder Standort auditiert wird. So können betroffene Unternehmen stattdessen eine Multi-Site Zertifizierung durchführen, auch Mehrfachstandort Zertifizierung genannt. Dies hört sich im ersten Schritt gut an, da sich so die qualitätsbezogenen Kosten reduzieren, so wie der Zertifizierungsaufwand. Doch wie viele andere Entscheidungen birgt auch die Entscheidung für eine Multi-Site Management Zertifizierung Risiken. Wir zeigen Ihnen im Folgenden, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche Stolperfallen ggf. zu beachten sind.

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Grundlegende Aspekte einer Multi-Site Zertifizierung

Der Begriff „Multi-Site“ bezeichnet Organisationsformen mit mehreren Standorten oder einen Verbund von einzelnen rechtlich eigenständigen Organisationen. Voraussetzung für die gemeinsame Auditierung ist, dass die Standorte bzw. eigenständigen Organisationseinheiten eine rechtliche oder vertragliche Verbindung mit einer Zentrale haben und einem gemeinsamen Managementsystem unterliegen.

Beispiele für Organisationen mit mehreren Standorten sind:

  • Unternehmen mit mehreren gleichartigen Zweigstellen,
  • Dienstleistungsfirmen mit mehreren Standorten, die eine ähnliche Dienstleistung anbieten,
  • Organisationen, die auf Basis eines Lizenzvertrages arbeiten (Franchising),
  • Herstellerfirmen mit einem Vertriebsnetzwerk.

Dieses gemeinsame Managementsystem muss durch die Zentrale betrieben und überwacht werden. Dies bedeutet, dass die Zentrale das Recht besitzen muss, alle Standorte intern zu auditieren und ggf. die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen einzufordern, wenn Abweichungen am Managementsystem festgestellt werden.

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Deshalb könnte sich für Sie eine Multi-Site Zertifizierung Ihres Managementsystems lohnen

Die Vorteile einer solchen Zertifizierung liegen in einer teilweise deutlichen Reduzierung des Aufwands für die externen Zertifizierungsaudits aufgrund geringerer Vorbereitungszeiten, Reisezeiten und direkten Zertifizierungskosten vor Ort. Erreicht wird dies durch die Anwendung eines Stichprobenverfahrens, das in dem Dokument “IAF- Verbindliches Dokument für die Zertifizierung von Organisationen mit mehreren Standorten auf der Grundlage von stichprobenartigen Überprüfungen” festgelegt ist (IAF = International Accreditation Forum).

Die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) übertrug diese Vorgaben zur Information und Arbeitserleichterung in deutscher Sprache in das Dokument 71 SD 6 013. Nach diesen Vorgaben müssen alle akkreditierten Zertifizierungsstellen bei einer Multi-Site Zertifizierung vorgehen.

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So funktioniert die Stichprobenrechnung für die Auditierung im Rahmen einer Multi-Site Zertifizierung

Das IAF-Dokument bzw. die Übersetzung der DAkkS GmbH macht nun klare Vorgaben zur Anzahl der zu auditierenden Standorte, die per Stichprobenberechnung festzulegen sind:

Erstzertifizierungsaudit
Die Größe der Stichprobe wird durch die auf die höhere Zahl gerundete Quadratwurzel der Anzahl der abgelegenen Standorte ermittelt: y = √x
Bsp.: Bei einer Organisation mit einer Zentrale und 25 Standorten ergibt sich eine Stichprobengröße von 5 Standorten. Die Zentrale wird immer zusätzlich auditiert.

Überwachungsaudit
Die Größe der Stichprobe wird durch die auf die höhere Zahl gerundete Quadratwurzel der Anzahl der abgelegenen Standorte, multipliziert mit dem Faktor von 0,6 ermittelt: y = 0,6* √x
Bsp.: Für die oben genannte Organisation ergibt sich eine Stichprobengröße von 3 Standorten. Die Zentrale wird im Rahmen der Überwachung mindestens jährlich auditiert.

Re-Zertifizierungsaudit
Die Stichprobengröße soll wie im Erstzertifizierungsaudits ermittelt werden. Hat sich das Managementsystem über einen Zeitraum von drei Jahren als effektiv erwiesen, kann die Stichprobengröße mit dem Faktor 0,8 verringert werden: y= 0,8* √x

Die Zertifizierungsstelle muss jedoch zusätzlich eine Risikoanalyse durchführen, um zu erkennen, ob ggf. eine Erhöhung der Stichproben erforderlich ist.
Faktoren für eine Erhöhung wären z. B. große Standorte mit vielen Mitarbeitern, hohe Komplexität bzw. Risiken der Tätigkeiten, Abweichungen, Beschwerden von Kunden uvm.

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Methodische Grundsätze für die Multi-Site Zertifizierung eines Managementsystems

Die Festlegung der Stichproben der zu auditierenden Standorte sollte eine repräsentative Auswahl an unterschiedlichen Standorten ergeben. Um dies sicherzustellen sollte die Auswahl anhand selektiver Faktoren erfolgen und das Element des Zufalls einschließen:

Selektive Auswahlkriterien

•  Möglichst große Unterschiede zwischen den ausgewählten Standorten über den Gültigkeitszeitraum des Zertifikats.
•  Ergebnisse interner Audits, Managementbewertungen (Reifegrad) sowie früherer Zertifizierungsaudits, Änderungen.
•  Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen aufgrund Beschwerden oder Ähnlichem.
•  Komplexität der Prozesse bzw. Arbeitsverfahren des Standorts.
•  Geografische Lage des Standorts, Größe.
•  Kultur, Sprache und gesetzliche Vorgaben.

Um das Element des Zufalls zu realisieren, müssen wenigstens 25% der Stichproben im Zufallsverfahren ausgewählt werden.

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Diese Bedingungen müssen eine Multi-Site Zertifizierung des Managementsystems erfüllt werden

VorgabeErläuterung
Gleichartige oder verknüpfte ProzesseAn allen Standorten müssen die Prozesse im Wesentlichen gleichartig, nach den gleichen Methoden und Verfahren durchgeführt werden oder in der Wertschöpfungskette deutlich miteinander verknüpft sein (z. B. Fertigung und Montage der gleichen Produkte).
Zentrale VerwaltungEine zentrale Verwaltung bedeutet eine zentrale Planung, eine Managementbewertung für alle Standorte, eine zentrale Verwaltungsfunktion und ein übergreifendes Auditprogramm sowie ein gemeinsames Kennzahlensystem zwischen Zentrale und Standorten.
Gemeinsames QM-SystemAlle Standorte sollten mit einem gemeinsamen QM-System arbeiten. Geführt wird das QM-System von der Zentrale.
Rechtliche VerbundenheitRechtlich und vertraglich sollten die Standorte und die Zentrale miteinander verbunden sein, so dass die Zentrale das Recht besitzt, die Umsetzung von Maßnahmen von den Standorten zu fordern.
Konformität des QM-SystemsFür eine Zertifizierung muss das QM-System der maßgeblichen Managementsystem-Norm entsprechen. Dies gilt sowohl für die Zentrale als auch für die Standorte.
Zentrale Datensammlung und-analyseDie Organisation muss Einfluss nehmen können auf die Systemdokumentation, die Managementbewertung, Handhabung von Beschwerden, Auditplanung, Bewertung der Auditergebnisse usw.
Zentrale KorrekturmaßnahmenKorrekturmaßnahmen sollten über die Zentrale gehandhabt werden, damit die relevanten Korrektur- und Kontrollmaßnahmen auf alle Standorte angewendet werden können.
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Grenzen der Praxis einer Managementsystem Zertifizierung an mehreren Standorten

Neben den in der Tabelle genannten Bedingungen, die für die Multi-Site Managementsystem Zertifizierung zu erfüllen sind, können noch weitere Aspekte gegen eine Multi-Site Zertifizierung sprechen. So könnte zum Beispiel die Vorgabe-Norm (z.B. Fahrzeuge, Luft- und Raumfahrt) spezielle Regeln enthalten, die dieser Praxis wiedersprechen. Die Anforderungen dieser Normen müssen dann Vorrang haben. Weiterhin könnten der Multi-Site-Zertifizierung nationale Gesetze entgegenstehen (z. B. Apothekengesetzgebung).

Einen Wermutstropfen gibt es noch: Erfüllt ein Standort die Anforderungen der Norm nicht, verlieren alle das Zertifikat.

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