Managementsystem

Wie ist der Zertifizierungsablauf & wie verläuft ein Zertifizierungsaudit?

Ihnen ist der Begriff Zertifizierung bekannt, jedoch ist Ihnen der genaue Zertifizierungsablauf noch unklar? Im Folgenden finden Sie die einzelnen Schritte einer Zertifizierung, die vom Voraudit über das Zertifizierungsaudit bis hin zum Überwachungsaudit. Außerdem zeigen wir Ihnen, was während der einzelnen Maßnahmen geprüft wird.

Egal, ob Sie ein Qualitäts-, Arbeitsschutz-, Energie- oder ein anderes Managementsystem zertifizieren lassen möchten, der Zertifizierungsablauf verfolgt regulär eine feste Vorgehensweise, wobei einzelne bestimmte Schritte beim Ablauf einer Zertifizierung nicht zwingend durchgeführt werden müssen. Welche dies sind und wie Sie bei den einzelnen Schritten vorgehen bzw. wie Sie sich darauf vorbereiten können Sie nachfolgend lesen.


Vorbereitungen – Was muss vor dem Zertifizierungsaudit getan werden?

Die Vorbereitungen für das Zertifizierungsaudit gliedern sich hauptsächlich in die folgenden zwei Punkte:

  • Auswahl der Zertifizierungsstelle
  • Antrag sowie Vertragsabschluss

Bei der Auswahl einer Zertifizierungsgesellschaft sollten Sie auf dessen Akkreditierung achten, um die Glaubhaftigkeit des Zertifikats gegenüber Kunden oder staatlichen Behörden sicherzustellen! Durch die Akkreditierung der Zertifizierungsstelle wird deren hochwertige Arbeitsqualität gewährleistet, da die Zertifizierungsstelle für eine Akkreditierung bestimmte Vorgaben zu erfüllen hat. Zudem können auch unterschiedliche Kosten anfallen. Es lohnt sich in jedem Fall unterschiedliche Angebote einzuholen (mehr hierzu unter dem Punkt Kosten einer Zertifizierung).

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Das Voraudit im Zertifizierungsablauf – Bestehen noch Unklarheiten, die vorab geklärt werden müssen?

Das Voraudit ist kein Bestandteil des eigentlichen Zertifizierungsaudits. Es handelt sich dabei um eine freiwillige Vorabprüfung, die einerseits die Dokumentation vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit prüft und weiterhin aus einem Voraudit vor Ort besteht. Dabei sollen eventuelle Unsicherheiten aufgedeckt und überwunden werden. Folgende Merkmale zeichnen ein Voraudit aus:

  • Kein Teil der Zertifizierung
  • Muss nicht zwingend durch eine Zertifizierungsstelle durchgeführt werden – möglich ist auch die Durchführung mittels eines Beraters
  • Keine Bedingung für Erhalt des Zertifikats; wurde die Einführung des Managementsystems durch einen Berater begleitet, können eventuelle Unklarheiten oder Fragen auch direkt mit diesem Berater geklärt werden

Das Zertifizierungsaudit – Was genau geschieht in Stufe 1 und Stufe 2?

Nach der eventuellen Durchführung eines Voraudits erfolgt im Zertifizierungsablauf die Durchführung des eigentlichen Zertifizierungsaudits. Dieses besteht aus zwei Schritten, dem Audit Stufe 1 und dem Audit Stufe 2. Dabei sollte der Abstand zwischen dem Zertifizierungsaudit Stufe 1 und Stufe 2 nicht mehr als 3 Monate betragen.

Inhalt Audit Stufe 1

  • Begutachtung der Managementsystem-Dokumentation
  • Beurteilung des Standortes bzw. standortspezifischer Bedingungen

Zweck Audit Stufe 1

  • Ermittlung der Bereitschaft für das Audit Stufe 2
  • Sammlung notwendiger Informationen zur Planung des Audits Stufe 2

Im Zertifizierungsaudit (Stufe 1) findet zunächst eine umfassende Dokumentenprüfung vor Ort durch den Auditor statt. Dabei ermittelt der Auditor den Erfüllungsgrad der entsprechenden Normanforderungen. Bei der Standortbeurteilung und der Bewertung standortspezifischen Bedingungen wird die Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit (Stufe 2) zum Erhalt des Zertifikats ermittelt. Nach der Dokumentation der Ergebnisse des Audits Stufe 1 stimmt der Zertifizierungsauditor zusammen mit dem Unternehmen den ggf. erkannten Handlungsbedarf ab. Werden bei der Dokumentenprüfung kleinere Mängel festgestellt, erhält das Unternehmen den Hinweis, diese bis zum Zertifizierungsaudit Stufe 2 abzustellen. Sollte der Zertifizierungsauditor erkennen, dass eine Zertifizierung aufgrund schwerwiegender Mängel nach derzeitigem Stand nicht erfolgt, kann das Audit an dieser Stelle abgebrochen werden. Demnach können vor dem Zertifizierungsaudit (Stufe 2) noch eventuelle Korrekturen durchgeführt werden.

Wie ist der klassische Zertifizierungsablauf?

Inhalt Audit Stufe 2

  • Beurteilung bzw.  Prüfung des Managementsystems vor Ort, z.B. durch Begehungen oder Mitarbeitergespräche
  • Sammlung von Informationen sowie Nachweisen über die Konformität mit den Normanforderungen
  • Intensivere Dokumentenprüfung

Zweck Audit Stufe 2

  • Prüfung sowie Bewertung der Umsetzung inklusive der Wirksamkeit des Managementsystems

Im Rahmen des Zertifizierungsaudit (Stufe 2) prüft der Zertifizierungsauditor vor Ort zunächst die Wirksamkeit des Managementsystems sowie dessen Konformität mit den Anforderungen der entsprechenden Managementnorm. Dies erfolgt zum Beispiel in Form von Gesprächen mit den Mitarbeitern oder Begehungen der Produktions- bzw. Dienstleistungsstätten. Der Auditor prüft auch die Dokumentation des Managementsystems im Zertifizierungsaudit Stufe 2 nochmals intensiv.


Wie werden die Auditergebnisse bewertet?

Im Zertifizierungsablauf bewertet der Auditor nun die Feststellungen aus dem Audit und erstellt einen Auditbericht. Typische Ergebnisse der Bewertung sind:

  • Die Konformität mit den Normanforderungen
  • Die Nicht-Konformität mit den Normanforderungen

In einem Abschlussgespräch mit dem Zertifizierungsauditor erhält das Unternehmen einen genauen Überblick über den Auditablauf, eine detaillierte Darstellung der Ergebnisse sowie Empfehlungen hinsichtlich ggf. festgestellter Nichtkonformitäten und möglicher Verbesserungspotenziale im Unternehmen. Bei Abweichungen müssen Sie  folgende Schritte vornehmen:

  • Ursachenanalyse für die Abweichungen
  • Festlegung von Korrekturmaßnahmen
  • Bewertung der vorgenommenen Korrekturen durch die Zertifizierungsstelle im Nachaudit innerhalb von maximal 90 Tagen

Kommt der Auditor zu dem Ergebnis, dass die Normanforderungen erfüllt sind, gibt er eine Empfehlung für die Erstellung des Zertifikats ab.


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Das Nachaudit – Was passiert, wenn Nicht-Konformität festgestellt werden?

Sind beim Zertifizierungsaudit Nicht-Konformitäten festgestellt sowie Maßnahmen zur Abstellung dieser definiert worden, findet ein Nachaudit im Zertifizierungsablauf statt. Dabei bewertet und prüft der Auditor die Korrekturmaßnahmen hinsichtlich der Beseitigung von Nicht-Konformitäten. Der Umfang des Nachaudits ist dabei ausschließlich auf die Bewertung der Korrekturmaßnahmen limitiert. Trotz des geringen Umfangs erhöht ein Nachaudit die Zertifizierungskosten. Sollte im Zertifizierungsaudit die Konformität des Managementsystems mit den Normanforderungen festgestellt worden sein, so ist ein Nachaudit nicht erforderlich.


Die Erteilung des Zertifikats – Wie geht es im Zertifizierungsablauf weiter?

Ist das Zertifizierungsaudit positiv verlaufen bzw. konnten Sie eventuelle Nicht-Konformitäten mit den Anforderungen der Norm korrigieren, empfiehlt der Auditor die Erteilung des Zertifikats. Die Zertifizierung an sich erfolgt anschließend nicht durch den Auditor, sondern durch die Zertifizierungsstelle in Form einer „benannten Person“. Diese benannte Person prüft die Dokumentation des Zertifizierungsaudits – dabei insbesondere den Auditbericht – und gibt anschließend das Zertifizierungsverfahren frei, sodass das geprüfte Managementsystem zertifiziert wird. Die Gültigkeit des Zertifikats beträgt anschließend drei Jahre.


Wirksamkeit der Überwachung Ihres Zertifikats durch ein Überwachungsaudit

Selbst nach Ausstellung des Zertifikats prüft die Zertifizierungsgesellschaft die Wirksamkeit des Managementsystems weiter. Dabei erfolgt bis zur nächsten Zertifizierung bzw. bis zur Rezertifizierung in drei Jahren ein jährliches Überwachungsaudit . Mit der dreijährigen Gültigkeit eines Zertifikats finden also vor der Rezertifizierung zwei Überwachungsaudit statt.

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