Managementsystem

Was ist ein Audit und wie ist die Audit Definition im Qualitätsmanagement?

Egal, ob im Bereich Qualität, Umwelt, Energie oder dem Arbeitsschutz , sobald Managementsysteme implementiert, weiterentwickelt oder zertifiziert werden sollen, wird man unweigerlich mit dem Begriff Audit konfrontiert. Heutzutage werden Audits dabei in fast allen Unternehmensbereichen durchgeführt. Aber was ist ein Audit überhaupt?

Der Begriff stammt von dem lateinischen Wort audire ab und bedeutet soviel wie hören/zuhören. Die genaue Definition lautet dabei wie folgt: in einem Audit wird untersucht, ob Prozesse, Aktivitäten oder Managementsysteme definierte bzw. geforderte Standards, Richtlinien, Normanforderungen oder gesetzliche Vorgaben erfüllen.

Ein Audit zeichnet sich dabei besonders durch seine Praxisnähe und Leistungsfähigkeit aus. Ziel für interne und externe Auditoren ist es schließlich die Einhaltung der zugrunde liegenden Norm Anforderungen zu überprüfen. Ebenso soll festgestellt werden, ob die ursprünglich geplanten Abläufe weiterhin sinnvoll, effizient und wirtschaftlich sind. Bei der Prüfung wird also auch die Wirksamkeit, z.B. eines Qualtätsmanagementsystems geprüft. Somit spielen sie für die Weiterentwicklung und Verbesserung von Managementsystemen eine wichtige Rolle.

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Was ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Audit?

Durchgeführt wird das Audit durch einen Auditor, der maßgeblich zum Erfolg beiträgt. Dieser kann entweder ein interner Mitarbeiter des Unternehmens sein oder von einer externer Organisation stammen. Während der Durchführung selbst stellt der Auditor Fragen an verschiedene Personen im Unternehmen, hört ihnen zu und dokumentiert seine Feststellungen. Anschließend interpretiert und bewertet der Auditor die erhaltenen Antworten und Schilderungen. Basierend darauf entscheidet er anschließend, ob die im Audit festgestellten Abläufe im Tagesgeschäft dem entsprechen, was ursprünglich geplant war. Gleichzeitig stellt der Auditor die vorhandenen Prozessabläufe in Frage und versucht Schwach- und Fehlerstellen zu identifizieren, sodass Korrekturmaßnahmen zur Prozessverbesserung eingeleitet werden können. Das Vorgehen darf dabei aber nicht als Suche nach einem Schuldigen verstanden werden!

Aus der Vorgehensweise des Auditors lässt sich erkennen, dass ein Audit keine wissenschaftlich fundierte Untersuchung ist, die einer festgelegten Methodik folgt und reproduzierbare Ergebnisse erzielt. Stattdessen hängen die Ergebnisse und Erkenntnisse stark von den Kompetenzen und Kenntnissen des Auditors ab. Dabei muss der Auditor für eine erfolgreiche Durchführung qualifiziert sein, die entsprechenden Kompetenzen besitzen und wichtige Auditfragen (er)kennen.

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