Unterschied Zertifizierungsaudit – Überwachungsaudit

Auditarten: Überwachungsaudit – Zertifizierungsaudit

Das (Erst-) Zertifizierungsaudit

Hat ein Unternehmen ein Managementsystem neu eingeführt und möchte dieses anschließend zertifizieren lassen, so erfolgt dies bei einem (Erst-) Zertifizierungsaudit. Das Zertifizierungsaudit schließt also die Zertifizierung einen neuen Managementsystems ab. Dabei erfolgt die Durchführung des (Erst-) Zertifizierungsaudits in zwei Schritten:

Audit Stufe 1

Mit dem Audit Stufe 1 soll hauptsächlich die Dokumentation eines Managementsystems auditiert werden. Außerdem überprüft der Auditor den Standort und die standortspezifischen Bedingungen.

Dabei wird die Bereitschaft für das Zertifizierungsaudit (Stufe II) zum Erhalt des Zertifikats ermittelt. Die Überprüfung der Managementdokumentation umfasst hauptsächlich die Begutachtung des Managementhandbuchs sowie dokumentierter Verfahren und Prozesse. Geprüft werden unter anderem folgende Sachverhalte:

• Formale Kriterien, wie Vollständigkeit, Verantwortung, Freigabe etc.
• Informationsgehalt hinsichtlich der Durchführung der Tätigkeiten
• Nachweise über die Dokumentenlenkung und -Überarbeitung
• Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit zum Prozess oder Produkt

Audit Stufe 2

Der Zweck des Audits Stufe 2 ist die Beurteilung der Umsetzung und des Wirkungsgrades des zu zertifizierenden Managementsystems. Der Auditor prüft dabei vor allem die praktische Anwendung der dokumentierten Verfahren sowie die Konformität mit den Normanforderungen. Beim Zertifizierungsaudit Stufe 2 werden mitunter folgende Sachverhalte geprüft:

• Informationen und Nachweise über Konformität mit den Normanforderungen
• Leistungsfähigkeit des Managementsystems hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Operative Prozesssteuerung in der Organisation
• Interne Auditierung und Managementbewertung

Die Durchführung des Audits Stufe 2 sollte nicht später als 3 Monate nach der Ausführung des Audits Stufe 1 erfolgen. Unter der Voraussetzung, dass das Unternehmen im Vorfeld über die Auswirkung möglicher Schwachstellen bzw. Mängel (z.B. Einstufung der Schwachstelle als Nicht-Konformität) informiert wurde, kann das Audit Stufe 2 auch direkt nach der Stufe 1 durchgeführt werden.

Das Überwachungsaudit im Vergleich zum Zertifizierungsaudit

Im Gegensatz zum (Erst-) Zertifizierungsaudit dient das Überwachungsaudit – wie der Name bereits sagt – nicht der Erstellung einer Zertifizierung, sondern der Überwachung dieser. Innerhalb der dreijährigen Gültigkeitsdauer einer Zertifizierung wird das Überwachungsaudit im Folgejahr nach dem (Erst-) Zertifizierungsaudit jährlich durchgeführt. Zwischen dem (Erst-) Zertifizierungsaudit und dem Rezertifizierungsaudits nach drei Jahren finden demnach mindestens zwei Überwachungsaudits statt. Typische Eigenschaften des Überwachungsaudits sind:

• Deutlich kürzerer Umfang im Vergleich zum Zertifizierungsaudit
• Überprüfung der Wirksamkeit und Aufrechterhaltung  des Managementsystems

Schwerwiegende Mängel beim Überwachungsaudit

Werden bei einem Überwachungsaudit schwerwiegende Mängel festgestellt, kann das Managementsystem als nicht wirksam anerkannt werden. In diesem Fall kann das Zertifikat ausgesetzt werden, es wäre also zeitweilig nicht mehr gültig. Erst nachdem der oder die Fehler, der/die zur Aussetzung des Zertifikats geführt hat, behoben wurden, erhält das Zertifikat wieder seine Gültigkeit. Es ist zu beachten, dass der Mangel in einer maximalen Frist von 6 Monaten behoben werden muss, andern Falls kann dem Unternehmen das Zertifikat entzogen werden.