Auditplanung und Auditprogramm

Auditprogramm zur Sicherstellung einer effektiven Auditplanung

Für die effektive Durchführung von internen Audits ist es notwendig, Audits entsprechend der Unternehmensgröße in regelmäßigen Abständen über einen bestimmten Zeitraum zu planen. Im sogenannten Auditprogramm wird diese Auditplanung festgehalten. Allzu oft wird das Auditprogramm jedoch als Auditjahresplan falsch verstanden. So wird das Auditprogramm häufig als eine Art Terminplan, der festlegt, welche Audits in welchen Bereichen wann durchgeführt werden sollen, genutzt. Dabei ist das Auditprogramm sehr viel mehr als eine reine Terminplanung. Aber was genau versteht kann man nun unter einem Auditprogramm, welche Ziele verfolgt es und welchen Nutzen bietet es? Antworten zu diesen Fragen finden Sie auf dieser Seite.

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Das Auditprogramm – Was ist das?

Wie bereits erwähnt ist ein Auditprogramm sehr viel mehr als eine reine Terminplanung von Audits. Die Norm ISO 19011, die als Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen verstanden werden kann, räumt dem Auditprogramm aufgrund seiner Bedeutsamkeit besondere Aufmerksamkeit ein. In der ISO 19011 findet sich auch eine Definition des Begriffs Auditprogramm . Nach der ISO 19011 umfasst das Auditprogramm alle „Festlegungen für einen Satz von einem oder mehreren Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant und auf einen spezifischen Zweck ausgerichtet sind“.

Wichtig dabei ist, dass ein Auditprogramm auch solche Tätigkeiten, die sowohl für die Auditplanung als auch für die Organisation und Auditdurchführung erforderlich sind, umfasst. Neben der Planung und Vorbereitung der Art und Anzahl von Audits ist demnach auch die Bereitstellung aller notwendiger Ressourcen Teil vom Auditprogramm . Die Inhalte vom Auditprogramm können je nach Unternehmen, der Branche oder auch abhängig von der Organisationsgröße sehr vielfältig sein. Beispiele für mögliche Inhalte bei einem Auditprogramm sind:

  • Zielsetzung der Audits
  • Anzahl, Arten, Umfang, Zeitplan und Inhalte der Audits
  • Auditverfahren, -methoden und -kriterien
  • Kompetenz der Auditoren & benötigte Ressourcen für die Umsetzung des Audits, etc.

Video: Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Audits
Video: Was ist ein internes Audit?


Zielsetzung des Auditprogramm Ihrer Auditplanung

Mit der Implementierung verschiedener Managementsysteme unterstützen Unternehmen die Umsetzung und Erreichung ihrer Unternehmenspolitik und -ziele. Für die Lenkung und Überwachung der Managementsysteme stellen Audits ein wichtiges Hilfsmittel dar. Mithilfe von einem Auditprogramm soll die Wirksamkeit von Managementsystemen sichergestellt werden. Dabei sollte es Ziel sein, alle Elemente des Managementsystems zu auditieren. Gleichzeitig ist die Gewährleistung einer effizienten und wirksamen Auditplanung Zielsetzung vom Auditprogramm. Somit leistet ein effektiv gestaltetes Auditprogramm einen wichtigen Beitrag zum Erfolg von Unternehmen. Diese Ausrichtung an die Unternehmensziele stellt sicher, dass Audits nicht ausschließlich nur zur Aufrechterhaltung von Zertifikaten gesehen werden und die langfristige Akzeptanz aller Beteiligten gesichert wird.

Neben der reinen Auditplanung hilft das Auditprogramm, welches ein wesentliches Element des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses KVP ist, auch bei der Optimierung der Audits. Dabei folgt das Auditprogramm dem PDCA-Gedanken, der besagt, dass das Auditprogramm …

P – zu Beginn geplant
D – anschließend umgesetzt
C – im Folgenden überprüft
A – und im Anschluss verbessert

werden soll.

Gibt es bei der Festlegung von Zielen vom Auditprogramm etwas zu berücksichtigen?

Um ein effektives Auditprogramm zu gestalten, müssen Ziele, die mit dem Auditprogramm erreicht werden sollen, definiert werden. Diese Ziele können sich je nach Reifegrad des zu auditierenden Managementsystems unterscheiden. Bei recht jungen Managementsystemen, die gerade erst eingeführt wurden, werden vorwiegend Systemaudits durchgeführt, die die Konformität des Managementsystems mit der entsprechenden Norm überwachen. Folgenden Leitfragen sollen dabei beantwortet werden:

  • Werden die Normanforderungen durch die Verfahren erfüllt?
  • Wurde das Managementsystem wie geplant realisiert?
  • Werden die geforderten Verfahren in der praktischen Anwendung verstanden und umgesetzt?

Ist ein Managementsystem bereits längerfristig implementiert und die Normkonformität sichergestellt, so sollte das Ziel vom Auditprogramm auf die Umsetzung und Fortschreibung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ausgerichtet sein. Dabei stehen folgenden Leitfragen im Mittelpunkt:

  • Wurden die angestrebten Ziele erreicht?
  • Hat sich die Kundenzufriedenheit verbessert?
  • Wurden wesentliche Risiken erkannt und in das System einbezogen?
  • Besteht Fortbildungsbedarf?

Treten in bestimmten Bereichen des Unternehmens oder bei bestimmten Managementsystemen vermehrt Probleme auf, so sollten diese „Problembereiche“ häufiger auditiert werden als andere „Musterbereiche“.


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Verantwortlichkeiten beim Auditprogramm

Für das Management vom Auditprogramm sollten eine oder mehrere Personen die Verantwortung übertragen bekommen. Dabei ist es wichtig, dass der Verantwortliche bzw. die Verantwortlichen bestimmte Kompetenzen und Kenntnisse vorweisen, um das Auditprogramm nachhaltig und effizient zu managen. Benötige Kompetenzen und Kenntnisse sind unter anderem:

Managementfähigkeiten

  • technisches und geschäftliches Verständnis über die zu auditierende Tätigkeit
  • allgemeines Verständnis über die Auditprinzipien, der Anwendung von Auditmethoden und der Qualifikation von Auditoren

Damit der Verantwortliche für das Auditprogramm sich und seine Kompetenzen aufrechterhält und kontinuierlich weiterentwickelt, sollte er regelmäßig an Tätigkeiten zur beruflichen Entwicklung teilnehmen. Ist einer oder mehreren Personen die Verantwortung für das Auditprogramm übertragen worden, so kommen besondere Aufgaben auf den bzw. die Verantwortlichen zu. Zu diesen Aufgaben gehören:

  • Festlegung der Ziele und des Umfangs vom Auditprogramm
  • Festlegung von Verantwortlichkeiten und Verfahren
  • Sicherstellung der Bereitstellung von Ressourcen
  • Sicherstellung der Umsetzung von Auditprogramm
  • Aufzeichnungen zum Auditprogramm führen
  • Überwachung, Bewertung und Verbesserung vom Auditprogramm