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Integriertes Managementsystem

Anforderungen und Ziele an ein integriertes Managementsystem

Betriebliche Managementsysteme sind das Resultat technologischer, gesellschaftlicher und auch politischer Anforderungen an die Unternehmen. Thematisiert werden die unterschiedlichsten Bereiche, wie Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz, Energie, Datenschutz, Nachhaltigkeit oder Risikobetrachtungen. Geführt werden diese Systeme mit der Intension, eine grundlegende Struktur zu schaffen, an der sich Unternehmen orientieren, um verantwortungsvoll und gesetzeskonform zu agieren. Oftmals ergeben sich jedoch bei integrierten Managementsystemen (IMS) Probleme bei der praxisorientierten Umsetzung sowie der Zuordnung spezieller Aufgaben und Verantwortlichkeiten im IMS. Im Folgenden gehen wir auf Probleme und die entsprechenden Lösungsansätze ein, damit Sie Ihr integriertes Managementsystem wirksam und nutzbringend führen und kontinuierlich verbessern können.


Was beinhaltet ein integriertes Managementsystem und welche Ziele werden verfolgt?

Integrierte Managementsysteme vereinen mehrere Managementsystemschwerpunkte, wie Qualität (ISO 9001), Umwelt (ISO 14001), Energie (ISO 50001) und weitere zertifizierbare Managementsysteme in einem zentralen übergreifenden System. Betrachtet man die Überschneidungen der Systeme, kann man diese nutzen, um die einzelnen Themenschwerpunkte miteinander zu verbinden. Nur in Ausnahmefällen werden Forderungen isoliert abgehandelt. Trotz der bindenden Vorgaben aus dem integrierten Managementsystem soll gleichzeitig genug Spielraum für Wettbewerbsfähigkeit und technologische Weiterentwicklung erhalten bleiben. In manchen Organisationen ist es allerdings erforderlich, mehrere Systeme zu realisieren, um die Summe der Anforderungen erfüllen zu können. Dies birgt allerdings das Risiko, dass Regelungen mehrfach getroffen und Verantwortlichkeiten nicht mehr deutlich abgegrenzt werden. Neben Informationsverlusten kann ebenso der Umfang von Dokumentationen in nicht effizient geführten Systemen größer werden. Da nun Abläufe und Tätigkeiten prozessorientiert einheitlich dargestellt werden, verhindert man Insel- und Speziallösungen. Der Aufbau von eindeutigen Strukturen verbessert die interne Kommunikation genauso wie die nach außen. Dies stärkt den Ordnungsrahmen und somit die Glaubwürdigkeit der Organisation aus Sicht der interessierten Parteien wie Kunden, Behörden oder Anwohner. Durch Vereinheitlichung der Regelungen, der dokumentierten Informationen und Strukturen wird die Effizienz gesteigert und die Kosten durch Synergien gesenkt. Auch die Akzeptanz durch die Mitarbeiter wird gesteigert. Ein weiterer positiver Aspekt ist, dass durch die Verknüpfung der Einzelelemente Konflikte im Management reduziert werden. Zielsetzungen werden besser abgestimmt und Vorgaben werden somit klarer formuliert.

Großen Einfluss auf die Realisierung und den übergreifenden Aufbau des integrierten Managementsystems hat die „High Level Structure“ (HLS). Gemeinsame Anforderungen, wie z.B. Kontext der Organisation, Führung, Bewertung der Leistung, kontinuierliche Verbesserung, Interne Audits und Managementbewertung können einfacher eingebunden und somit themenübergreifend geführt werden. Die Grundlage zu Aufbau und Führung des integrierten Managementsystems begründet sich auf dem PDCA-Zyklus: Planen, Durchführen, Prüfen und Handeln (Plan-Do-Check-Act).

Plan – Planen:Beziehung zwischen PDCA und der Elemente der HLS
Erforderliche Ziele und Prozesse werden festgelegt, um Ergebnisse in Übereinstimmung mit der Politik der Organisation zu erhalten;

Do – Durchführen:
Die Prozesse werden wie geplant verwirklicht;

Check – Prüfen:
Die Prozesse werden überwacht und an der Politik, einschließlich Ihrer Verpflichtungen, Ziele sowie Ablaufkriterien gemessen und die Ergebnisse berichtet;

Act – Handeln:
Maßnahmen zur fortlaufenden Verbesserung werden ergriffen.

Das PDCA-Modell ermöglicht eine fortlaufende Verbesserung und kann für das gesamte integrierte Managementsystem und jedes seiner einzelnen Elemente angewendet werden.


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Die „HLS“ im integrierten Managementsystem sorgt für einheitliche Anforderungen

Die „High Level Structure“ (HLS) ist ein Leitfaden für die Entwickler von Managementsystem-Standards, welcher eine übergeordnete Struktur und einheitliche Anforderungen für künftige Normen festlegt. Die HLS wurde 2012 verabschiedet und macht folgende Vorgaben für alle Managementsystemnormen:

  • Festgelegte Struktur
  • Einheitliche Begriffe
  • Einheitliche Kerninhalte

Das Resultat ist ein eindeutiger verbindlicher Rahmen, der nur bedarfsweise erweitert werden darf. Die Gliederung der ISO-Grundstruktur für Managementsystemnormen teilt sich in 10 Abschnitte auf:

  1. Anwendungsbereich
  2. Normative Verweise
  3. Begriffe
  4. Kontext der Organisation
  5. Führung
  6. Planung
  7. Unterstützung
  8. Betrieb
  9. Bewertung der Leistung
  10. Verbesserung

High Level Structur


Video: High Level Structure ISO 9001 – Die neue HLS für QM Systeme
Video: PDCA – Was ist der PDCA Zyklus ?


Ziele & Anforderungen Ihres integrierten Managementsystems in der Praxis umsetzen

Der Erfolg der Implementierung eines integrierten Managementsystems hängt wesentlich von der Verpflichtung aller Ebenen und Funktionen der Organisation ab, wobei der obersten Leitung die führende Rolle zukommt. Die oberste Leitung kann ihre Risiken und Chancen wirksam handhaben, indem sie z.B. das integrierte Managementsystem in die Geschäftsprozesse sowie in die strategische Ausrichtung und Entscheidungsfindung der Organisation integriert. Außerdem sollte sie eine managementorientierte Unternehmensführung in das gesamte Managementsystem einbeziehen. Der nächste Schritt ist die Integration im Bereich Organisation in den Bereichen:

Aufbauorganisation:
Hier sollten spezifische Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten auf bestehende Organisationseinheiten verteilt werden. Manchmal ist es auch notwendig, diese entsprechend an die Erfordernisse anzupassen. Sollte es die Lage erfordern, sollte man neue Organisationseinheiten aufbauen. Beispiele hierfür sind Managementbeauftragte, welche von den neuen Normen jedoch nicht verbindlich gefordert werden.

Ablauforganisation:
Die Integration von Themen kann z.B. durch eine zusätzliche Darstellung und Beschreibung, aber auch Abänderung von bestehenden Prozessen realisiert werden. Sollte ein neuer Prozess erforderlich sein, kann dieser neu in das IMS eingeführt werden. So kann bei der Anforderung der Realisierung die Durchführung kombinierter oder integrierter Audits möglich sein oder ein separates zusätzliches Audit eingerichtet werden.


Umsetzung der Verbindlichkeiten der Normen im integrierten Managementsystem

Alle Zertifizierungsnormen (ISO 9001, ISO 14001 etc.) verwenden Modalverben, welche die Verbindlichkeit der Inhalte verdeutlichen:

  • „Muss“ bezeichnet eine Anforderung;
  • „Sollte“ bezeichnet eine Empfehlung;
  • „Darf“ bezeichnet eine Erlaubnis;
  • „Kann“ bezeichnet eine Möglichkeit oder Fähigkeit.

Bei der Einführung oder Anpassung eines integrierten Managementsystems müssen diese Verbindlichkeiten eindeutig im Managementsystem umgesetzt werden. Aus diesem Grund hat es sich in der Praxis bewährt, die relevanten Zertifizierungsnormen gründlich zu lesen, um so die Verbindlichkeiten im IMS abbilden und umsetzen zu können. Ein integriertes Managementsystem aus mehreren Managementsystemnormen ist auf alle Organisationen anwendbar, unabhängig von ihrer Größe, Art und Beschaffenheit. Es gilt für die unternehmensspezifischen Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen. Das IMS kann im Ganzen oder in Teilen für die systematische Verbesserung genutzt werden. Die Konformität mit den Normforderungen wird jedoch nur sichergestellt, wenn alle Anforderungen an das integrierte Managementsystem ohne Ausnahme erfüllt sind.


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Bestehende Managementsysteme zu integrierten Managementsystemen umwandeln

Generell ist zu sagen, dass bestehende Managementsysteme nicht zwingend vollständig neu erstellt werden müssen, da in den Forderungen viele bislang implizierte Inhalte konkretisiert wurden. Es ist zu prüfen, inwieweit ein bestehendes Managementsystem diese Aspekte bereits beinhaltet und erfüllt. Zunächst sollte überlegt werden, wann das Managementsystem mit den Forderungen des integrierten Managementsystems angepasst bzw. ergänzt werden soll. Betrachtet man den Verantwortungs- und Anwendungsbereich, so endet dieser nicht an definierten räumlichen, rechtlichen oder politischen  Grenzen, sondern umfasst alle von der Unternehmenstätigkeit beeinflussten Parteien. Grundsätzlich muss hier den externen Einflussfaktoren im Umfeld der Organisation eine hohe Bedeutung zugestanden werden – dies betrifft speziell z.B. die Erreichung definierter Ziele des IMS, wie Bedingungen und Erwartungen interner und externer Beteiligten (Parteien), welche das Umfeld des Unternehmens beeinflussen können. Die Leitung der Organisation trägt dabei die Verantwortung zur Führung, Umsetzung, Steuerung und kontinuierlichen Verbesserung des integrierten Managementsystems um alle Anforderungen zu erfüllen. Bindende Verpflichtungen können dabei zu Risiken und Chancen für die Organisation führen. Die Bewertung vor- und nachgelagerter Prozesse muss bei der Planung und Kontrolle der Wertschöpfungskette nun durch die Definition geeigneter Maßnahmen umgesetzt werden.


Dies sollten Sie beachten, um ein erfolgreiches integriertes Managementsystem zu führen

Problem 1: Keine praxisnahe Umsetzung des integrierten Managementsystems
Eine praxisnahe Beschreibung, in welcher sich der Anwender wiedererkennt, ist deutlich praxisorientierter als ein gut klingender, jedoch theoretischer Text. Ein verabschiedetes Managementdokument ist grundsätzlich nichts anderes als eine Vorgabe, wie z.B. eine bestimmte Tätigkeit durchgeführt werden soll oder was bei der Durchführung zu berücksichtigen ist. Die Vorgabe beruht dabei oft auf Erfahrungswerten, welche sich in der Vergangenheit bewährt haben. Diese Erfahrungen und Vorgaben werden beschrieben, geprüft und anschließend freigegeben und sind somit verpflichtend. Bitte versuchen Sie immer die Managementvorgaben des IMS so einfach und aussagekräftig wie möglich zu beschreiben, damit diese im Betriebsalltag nutzbringend angewendet werden können.

Problem 2: Unzureichende Zeitressourcen im integrierten Managementsystem
Auch wenn der „typische“ Managementbeauftragte in den neuen Versionen der ISO 14001 bzw. ISO 9001 und somit im IMS nicht explizit gefordert wird, muss die oberste Leitung durch ihre Ressourcenbereitstellung sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für alle relevanten Rollen zugewiesen werden. Diese von den beauftragten Mitarbeitern umgesetzten Tätigkeiten sollten dabei so geplant und von der obersten Leitung zur Verfügung gestellt werden, dass stets ausreichend Zeit für die Koordinierung und Pflege des integrierten Managementsystems vorhanden ist. Erfolgt die Aufgabenübertragung noch zusätzlich zu dem bereits vorhandenen Arbeitsvolumen, so werden verschiebbare Aufgaben oftmals nachgearbeitet.

Problem 3: Zu komplexes oder undurchsichtiges Dokumentenlenkungssystem im integrierten Managementsystem
Grundsätzlich sollte der „offizielle“ Weg ein Dokument oder eine Vorlage im System zu finden so einfach und schnell sein, dass die Mitarbeiter dies als Unterstützung erkennen und nicht unnötig lange suchen müssen. Das Problem liegt dabei selten bei den Mitarbeitern, sondern meist an einem zu umständlichen System. Vermeiden Sie im integrierten Managementsystem die Entstehung von Parallelwelten im Managementsystem. Dies gelingt nur, wenn die Akzeptanz für das Managementsystem bei den Mitarbeitern jederzeit gegeben ist und diese das System als Hilfe und Unterstützung und nicht als unnütze Bürde verstehen.