Egal, ob im Bereich Qualität, Umwelt, Energie oder dem Arbeitsschutz , sobald Managementsysteme implementiert, weiterentwickelt oder zertifiziert werden sollen, wird man unweigerlich mit dem Begriff Audit konfrontiert. Heutzutage werden sie dabei in fast allen Unternehmensbereichen durchgeführt. Aber was ist ein Audit überhaupt?
Der Begriff stammt von dem lateinischen Wort audire ab und bedeutet soviel wie hören/zuhören. Die genaue Definition lautet dabei wie folgt: in einem Audit wird untersucht, ob Prozesse, Aktivitäten oder Managementsysteme definierte bzw. geforderte Standards, Richtlinien, Normanforderungen oder gesetzliche Vorgaben erfüllen. Ein Audit zeichnet sich dabei besonders durch seine Praxisnähe und Leistungsfähigkeit aus. Die ISO 19011 dient dabei als Leitfaden und unterstützt Sie bei Ihrem nächsten Audit.
Ziel für interne und externe Auditoren ist schließlich die Überprüfung der Einhaltung der zugrunde liegenden Norm Anforderungen. Es wird demnach durch die Auditierung festgestellt, ob die Vorgaben der Norm erfüllt werden und ob Verbesserungspotenzial besteht. Dabei soll festgestellt werden, ob die ursprünglich geplanten Abläufe weiterhin sinnvoll, effizient und wirtschaftlich sind. Bei der Prüfung wird also auch die Wirksamkeit, z.B. eines Qualitätsmanagementsystems geprüft. Somit spielen sie für die Weiterentwicklung und Verbesserung von Managementsystemen eine wichtige Rolle.
Ihre Ausbildung zum internen Auditor
Bei uns erfahren Sie alles zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation interner Audits entlang der ISO 19011. In unserer Ausbildung zum zertifizierten internen Auditor ISO 9001 bereiten wir Sie praxisnah auf Ihre zukünftige Rolle vor.
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Was ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Audit?
Durchgeführt wird das Audit durch einen Auditor, der maßgeblich zum Erfolg beiträgt. Dieser kann entweder ein interner Mitarbeiter des Unternehmens sein oder von einer externer Organisation stammen. Während der Durchführung selbst stellt er Fragen an verschiedene Personen im Unternehmen, hört ihnen zu und dokumentiert seine Feststellungen. Anschließend interpretiert und bewertet er die erhaltenen Antworten und Schilderungen. Basierend darauf entscheidet er anschließend, ob die im Audit festgestellten Abläufe im Tagesgeschäft dem entsprechen, was ursprünglich geplant war. Gleichzeitig stellt der Auditor die vorhandenen Prozessabläufe in Frage und versucht Schwach- und Fehlerstellen zu identifizieren, sodass Korrekturmaßnahmen zur Prozessverbesserung eingeleitet werden können. Das Vorgehen darf dabei aber nicht als Suche nach einem Schuldigen verstanden werden!
Aus der Vorgehensweise des Auditors lässt sich erkennen, dass es keine wissenschaftlich fundierte Untersuchung ist, die einer festgelegten Methodik folgt und reproduzierbare Ergebnisse erzielt. Stattdessen hängen die Ergebnisse und Erkenntnisse stark von seinen/ihrer Kompetenzen und Kenntnissen ab. Dabei muss er für eine erfolgreiche Durchführung qualifiziert sein, die entsprechenden Kompetenzen besitzen und wichtige Auditfragen (er)kennen. Zum Thema Auditfragen erfahren Sie auf den Folgeseiten mehr, dennoch sei bereits an dieser Stelle erwähnt, dass die Frageformulierung des Auditors den Gesprächsverlauf positiv beeinflussen kann, wenn er/sie gewisse Regeln befolgt:
Diese positiven Formulierungen sollte der Auditor sowohl bei internen als auch bei externen Audits anwenden. Auf den Folgeseiten erhalten Sie auch hierzu ausführliche Beschreibungen, ebenfalls zu den unterschiedlichen Auditformen und -arten sowie zur Planung, Durchführung und was Sie beim Zertifizierungsaudit alles beachten müssen.
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